در راستاي ارتقاي سطح و مديريت آموزشي دانشگاه و عليرغم تنگناي مالي، تغيير نرم افزار آموزشي دانشگاه از سال گذشته در دستور کار قرار گرفت و خوشبختانه در ابتداي سال جاري با نصب سيستم گلستان به نتيجه رسيد.

 به گزارش روابط عمومي دانشگاه، دکتر محسن توکلي، مديرکل آموزشي دانشگاه، با اعلام اين خبر، اظهار داشت: همزمان با افزايش پيچيدگي و تنوع در قوانين و آيين ‌نامه ‌هاي آموزشي از يک طرف و بالا رفتن انتظارات براي بهره برداري از توانايي هاي نرم افزاري رايانه، انتظارات زيادي جهت تسهيل فرآيند آموزشي و رصد آن از طرف دانشجويان، اساتيد و کارشناسان آموزشي دانشگاه ها بوجود آمده است و بنابراين همانند ساير نرم‌افزارهاي کاربردي، انتظار مي رود اين سامانه ها همواره ارتقا پيدا نموده و يا با سامانه‌هاي جديدتر و کاراتر جايگزين شوند.

  وي افزود: بررسي ها نشان مي دهد که عمده دانشگاه هاي معتبر کشور سال هاست، که اين مشکل را با بروز کردن و يا ارتقاي سامانه‌هاي خود حل نموده و از آن بهره‌برداري مي‌ نمايند، اما در دانشگاه ايلام تاکنون از سامانه آموزشي «سما»، که براي دانشگاه هاي کوچک و با حجم کاربر محدود مناسب بوده و داراي قابليت هاي محدودي است و در بسياري از موارد توانايي حل مشکلات آموزشي پيشرفته ‌تر را ندارد، استفاده مي‌ شده است.

 دکتر توکلي، اضافه کرد: از حدود ده سال پيش همواره بحث تغيير اين سيستم در دانشگاه ايلام مطرح بوده است، که هر بار بنابر دليلي اين مهم انجام نشده است، تا اينکه در سال گذشته در راستاي ارتقاي سطح و مديريت آموزشي دانشگاه، با همراهي و حمايت هاي همه جانبه رياست محترم دانشگاه، معاون محترم پشتيباني و منابع انساني و معاون محترم آموزشي و تحصيلات تکميلي و عليرغم محدوديت هاي شديد مالي در دانشگاه، نرم‌افزار گلستان خريداري گرديد.

  مديرکل آموزشي دانشگاه، تأکيد کرد: اين نرم افزار در حال حاضر بعنوان جامع‌ ترين نرم‌افزار، در اکثر دانشگاه‌ هاي معتبر کشور مورد استفاده قرار مي گيرد و با پشتيباني يک تيم تخصصي، بصورت پيوسته در حال بروز رساني است.

   دکتر توکلي، درباره راه اندازي اين سيستم در دانشگاه، گفت: در دانشگاه ايلام نيز کارشناسان واحد رايانه اداره کل آموزش با همکاري واحد IT دانشگاه، تلاش هاي فراواني را براي ايجاد سرور اختصاصي، انتقال داده‌هاي آموزشي از نرم‌افزار قديمي به جديد و نصب نرم افزار بر روي سايت دانشگاه انجام دادند و در حال حاضر اين  نرم افزار قابل استفاده توسط افراد در سطوح مختلف مي باشد.

    مديرکل آموزشي دانشگاه، افزود: با توجه به اينکه تغيير و يا ارتقاي نرم‌افزار در هر سيستمي همواره چالش هاي خاص خود را به همراه دارد، کارشناسان شرکت طراح نرم ‌افزار و اداره کل آموزش بر اساس برنامه، در حال آموزش نرم‌ افزار براي استفاده کنندگان در سطوح مختلف مي باشند، که خوشبختانه با توجه به آشنايي اکثر استفاده کنندگان با قوانين آموزشي و پايه کامپيوتر، انتظار مي‌رود در سريعترين زمان اين کار به نتيجه برسد و همه بتوانند به نحو مناسبي از آن استفاده نمايند، علاوه بر آن راهنماي استفاده از نرم افزار بصورت اختصاصي براي اساتيد، دانشجويان و کارشناسان آموزش در صفحه لينک نرم افزار قرار داده شده است.

  دکتر توکلي، اضافه کرد: با توجه به جامع بودن نرم‌ افزار، افراد در سطوح مختلف و بر حسب جايگاه تعريف شده براي استفاده‌ کنندگان، امکان استفاده از آن را دارند و با تمرکز زدايي که در طراحي آن بعمل آمده است، امکان صرفه جويي زماني و مالي فراواني در آن پيش‌ بيني شده است، بعنوان مثال با توجه به قابليت هاي فراوان نرم‌افزار انتظار مي‌ رود تمامي فرآيندهاي آموزشي که تاکنون بصورت دستي و با صرف وقت و هزينه‌ي فراواني انجام مي‌ شد‌ه است، بصورت سيستمي توسط کاربران انجام شده و منجر به کاهش خطاي کاربري در امور آموزشي شود.

  مديرکل آموزشي دانشگاه، درباره تفاوت هاي اين نرم افزار با نرم افزاز سما، بيان داشت: مديريت سيستمي نرم افزار سما بصورت اينترانت داخل دانشگاه بوده و مديران سيستم براي هرگونه تغيير بايستي به دانشگاه مراجعه مي کردند، اما سامانه گلستان تحت وب بوده و در هر جايي امکان مديريت وجود دارد. در نرم افزار سما براي هر کاربر کد کاربري و رمزي تعريف شده بود، که افراد در هنگام تغيير و يا فراموشي آن مشکلات زيادي داشتند، اما در نرم افزار گلستان با همکاري واحد IT دانشگاه از سامانه يکتا استفاده مي‌ شود، که دسترسي به آن از طريق مراجعه به سامانه يکتاي دانشگاه (UID) در هر لحظه و از طريق پيامک امکان‌ پذير است. همچنين تمام فرآيندهاي زمانبر همانند حذف اضطراري، معرفي به استاد، درج نمره پايان نامه، غيبت 16/3، چک نمودن واحدهاي گذرانده و فراغت از تحصيلي و ...، که تاکنون نياز بود دانشجو و يا اساتيد با تکميل فرم ها و گرفتن امضاها از واحدهاي مختلف انجام دهد بصورت سيستمي قابل انجام است.

  وي افزود: تاکنون فرايند ثبت پروپوزال و پايان نامه دانشجويان و ساير امور مربوط به دانشجويان تحصيلات تکميلي بصورت دستي انجام مي شده است، که در سامانه گلستان امکانات براي انجام آنها بصورت سيستمي فراهم شده و کاربران مي توانند تمامي امور را بصورت سيستمي انجام دهند و بر اساس نظر کارشناسان سامانه، در آينده نزديک ارتباط دانشگاه‌هاي مجهز به اين نرم افزار، سيستمي بوده و دانشگاهها براي ارتباطات آموزشي خود مانند تأييديه تحصيلي از اين نرم افزار استفاده خواهند نمود، که خود باعث صرفه جويي در زمان و هزينه خواهد شد.

 دکتر توکلي، تأکيد کرد:  يادآور مي‌ گردد که تغيير و يا ارتقاي هر نرم‌افزاري ممکن است منجر به بي‌نظمي‌هاي محدودي گردد، که معمولاً در يک بازه زماني کوتاه و با آشنايي بيشتر، قابل حل بوده و نکات مثبت نرم افزار جديد خود را نشان خواهد داد. لذا در اينجا ضمن تشکر از همه کساني که در مراحل مختلف و به شکلهاي متفاوت در انجام اين تغيير اداره کل آموزش را ياري نموده اند، از عزيزان بابت برخي بي‌ نظمي‌ ها و تأخيرهاي بوجود آمده عذرخواهي نموده و خواهشمنديم با آرامش و سعه صدر ضمن استفاده از راهنماي آموزش نرم‌افزار، با همراهي کارشناسان واحد رايانه، مقدمات استفاده بهينه از آن فراهم گردد.