اولين جلسة هماهنگي اين اجلاس روز پنجشنبه 22 ارديبهشت ماه ساعت 10 صبح به رياست آقاي دکتر احمدي معاون پژوهش و فناوري دانشگاه و دبير اجلاس و با حضور مديران حوزه؛ آقايان دکتر بياتي مدير دفتر ارتباط با صنعت و جامعه، دکتر روشني رئيس کتابخانه مرکزي و مدير واحد علمسنجي دانشگاه، دکتر صالحيپور مدير مرکز رشد واحدهاي فناور، دکتر سلطاني رئيس آزمايشگاه مرکزي و دکتر محمدي معاون مدير امور پژوهشي دانشگاه تشکيل شد.
آقاي دکتر احمدي در ابتداي جلسه گفت: کشور به 10 منطقه پژوهشي و فناوري تقسيم شده است که دانشگاه ايلام جزو منطقه 5 به شمار ميرود و در اين منطقه دانشگاه رازي کرمانشاه، دانشگاه کردستان، دانشگاه لرستان و پارکهاي علم و فناوري و مراکز آموزش عالي اين استانها عضو هستند. فلسفة اين تقسيمبندي همانديشي و همافزائي براي بهرهگيري از تجربيات يکديگر است.
در اين جلسه آقاي دکتر احمدي از مديران حوزه معاونت پژوهش و فناوري خواست، هر يک از مديران در حوزة کاري خود تحليلي از نقاط قوت و ضعف و ظرفيتهاي استان و منطقه تهيه تا در روز برگزاري اجلاس ارائه شود.